"Dữ liệu là tài sản kinh tế đặc biệt"

Bộ công an

QUẢN TRỊ TÀI SẢN 2.000 TỶ BẰNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TOÀ NHÀ - LỜI GIẢI CHO TĂNG GIÁ TRỊ BẤT ĐỘNG SẢN VÀ CHẤT LƯỢNG SỐNG

​

Tổng bí thư Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Ông Tô Lâm: “...dữ liệu đã trở thành tài nguyên, tư liệu sản xuất quan trọng, trở thành “năng lượng mới”, thậm chí là “máu” của nền kinh tế số”.

​

Chào các cư dân và chủ sở hữu, chủ sử dụng của 4S Riverside Garden,

​

1000 cư dân đang nắm giữ khối tài sản khổng lồ với 286 căn hộ và 14 căn hộ thương mại, có giá trị thị trường ước tính trên dưới 2.000 tỷ đồng. Nhưng hãy tự hỏi: Chúng ta đang quản trị khối tài sản này bằng cách hiệu quả của năm 2026 như hàng ngàn bất động sản toà nhà khác của Vin, Masterise ...hay vẫn đang loay hoay với phương thức lỗi thời của năm 2009?

1. "Mù thông tin" – Nỗi đau của người sở hữu và lãng phí ẩn:

Cách quản trị của Ban quản lý (BQL), Ban quản trị (BQT) dựa trên giấy tờ, email rời rạc, nhóm chat zalo. Các báo cáo tài chính vừa chậm trễ tính bằng tháng, vừa chỉ dán bảng tin trong phòng cộng đồng đang trực tiếp gây hại cho các đồng chủ sở hữu thời đại AI như thế nào:

• Lực lượng lao động tại 4S - những người trả phí quản lý, ra quyết định quản trị toà nhà quá bận bịu lo toan để tề tựu đông đủ mỗi khi BQT cần, theo thời gian ấn định của BQT. BQT bận, hàng trăm cư dân cũng bận, sao không tạo điều kiện cung cấp, lưu trữ lịch sử thông tin  khoa học, sẵn sàng 24/24h bằng app, website như cả thế giới đang làm, trước khi muốn cư dân ra quyết định?

• Công ty quản lý liên tục vi phạm hợp đồng về nhân sự, không hề có kế hoạch điều hành 4S công khai tới cư dân,  không biết họ đang làm gì, làm lúc nào, có làm hay không, tiến độ thế nào, chất lượng ra sao: quản lý vệ sinh, bảo trì hệ thống PCCC, máy nổ, điện, nước, sân vườn, nội ngoại thất ... không có tiêu chuẩn rõ ràng, minh bạch. 4S đang trả cho công ty quản lý 250.000.000 VNĐ/ tháng (từ tháng 1/2022) và dự định tăng thêm nhưng  1 trang báo cáo tài chính tháng thậm chí còn không được gửi qua email/ nhóm zalo (dù thông báo phí thì đều đặn gửi qua email, ít nhất 1 lần/ tháng). Chúng ta đều biết rằng nếu BQL công khai hằng tháng báo cáo tài chính lên zalo, nơi có hàng chục kế toán là cư dân, chắc chắn quản gia của chúng ta sẽ phải cẩn trọng vô cùng, Ban quản trị lại thêm phần thoải mái vì đằng sau luôn có cộng đồng tự nguyện sâu sát hỗ trợ vì chính an toàn tài chính của cả cộng đồng. Nhưng đăng thông tin báo cáo tài chính, kế hoạch...lên zalo cho hàng ngàn cư dân không phải là cách điều hành hiệu quả bất động sản 2000 tỷ VNĐ.

• Với khoảng 50 chủ sở hữu ở xa và đại đa số cư dân sinh sống tại 4S: Ta bị "ngắt kết nối" với tài sản dữ liệu của mình. Không có nguồn tiện lợi (online) sắp xếp khoa học giúp nắm được lịch sử bảo trì, pháp lý, không biết dòng tiền phí quản lý đi đâu, hỏi chưa chắc được trả lời và không trả lời cũng không có chế tài. Ta buộc phải ra quyết định đầu tư hoặc sửa chữa, đóng góp trong tình trạng thiếu thông tin trầm trọng. Tại sao chủ nhà không nhận được báo cáo quản trị năm 2023, 2024, 2025 trước hội nghị nhà chung cư để đọc, rồi chuẩn bị câu hỏi? Tại sao báo cáo thu chi bản giấy tháng 1/2024, tháng 12/2025 lại thiếu trên bảng tin tới tận giờ này tháng 1/2026? Tại sao dù ở xa, bận rộn lo cuộc sống như thế, tôi phải đóng góp tiền mô hôi nước mắt khi dữ liệu thu chi toà nhà cả năm mới được đọc một lần nếu tôi tới hội nghị, muốn tra soát lịch sử đầy đủ nhất thì theo lời 2 thành viên Ban quản trị đương thời, phải bỏ thời gian đi làm tới phòng Ban quản lý trong giờ hành chính? Lý do nào 4S không có cái website sẵn sàng dữ liệu quản trị 24/24h, trả lời thắc mắc online, thống kê chất lượng dịch vụ hỏi/ đáp từ BQL, tiện lợi cho khách hàng?​

II. Lãng phí nguồn lực:

• Quản trị thủ công tốn kém chi phí vận hành, gây chậm trễ trong việc xử lý sự cố (đã liên tục xảy ra như máy phát điện không hoạt động trong 4 phút hơn, dân không nắm dữ liệu xe cơ giới thực tế hằng ngày, muốn biết cụ thể dữ liệu gì thì phải xuống phòng BQL trong giờ hành chính (là giờ cư dân đi làm) - tốn kém thời gian vô lý. 

• Tổn thương tâm lý: Tốc độ thông tin chậm, rời rạc, nghèo nàn cách tiếp cận nhiều nhóm cư dân với độ tuổi khác nhau, chủ sở hữu ở vùng địa lý khác nhau, tạo ra tâm lý nghi ngờ, ức chế và căng thẳng trong cộng đồng, trên nhóm zalo chung với chính năng lực Ban quản lý, Ban quản trị. Khi cần tra soát tài sản dữ liệu để ra quyết định với 4S, cư dân luôn cảm thấy mình ở thế bị động, mất đi sự an tâm ngay trong chính ngôi nhà của mình, dẫn tới giảm chất lượng sống.

​III. Phụ thuộc:

Do lịch sử tài sản dữ liệu 4S được "cất" trong máy tính, phòng ban của công ty quản lý - quản gia sâu sát 4S hơn bất cứ chủ nhà nào, tất nhiên chất lượng sống, tài sản của cư dân phải phụ thuộc vào họ. Khi đã phụ thuộc như vậy mà công ty quản lý bất ngờ cắt hợp đồng, rời đi như đã từng, trong nhiệm kỳ BQT 2017-2020 thì không thể lường trước rủi ro thiệt hại nếu thang máy ngừng hoạt động, quỹ thì cty quản lý giữ, thậm chí công ty kiểm toán tài chính hằng năm cũng do Ban quản trị mời về chứ không phải do cộng đồng cư dân - bên thứ 3 giống Ban kiểm soát công ty cổ phần. Đây một sơ hở quá lớn trong luật pháp đã từng là một phần nguyên nhân làm ít nhất vài thành viên BQT toà nhà tại Tp HCM phải trình diện công an. Muốn giảm phụ thuộc, tài sản phát triển đúng tầm, chất lượng sống phát triển, tăng an toàn, nằm trong tầm chủ động kiểm soát của toàn bộ 303 "đồng cổ đông 4S"? Không còn cách nào khả dĩ hơn là quản trị, công khai 24/24h tài sản dữ liệu 4S bằng phần mềm giá rẻ tới toàn bộ cư dân dù họ ở bất cứ đâu mà chỉ cần có internet và 1 chiếc điện thoại, với chi phí chỉ bằng lương 1 trong 2 nhân sự vệ sinh, bảo vệ: trên dưới 6.000.000 vnđ/ tháng tại thời điểm tháng 1/2026. Mức chi phí cơ bản dùng app quản trị toà nhà còn rẻ hơn nữa: chỉ dưới 4.000.000 vnđ/ tháng cho 303 căn hộ, shophouse (mức phí phần mềm quản trị khoảng 10.000 vnđ/ căn).

​

IV. Số hóa dữ liệu: không chỉ là "thảm đỏ" đón người tài vào Ban quản trị (BQT):

Một thực trạng đáng buồn tại 4S từ năm 2010 đến nay là tình trạng cư dân không có nhiều lựa chọn nhân sự trong các kỳ bầu cử. Ban cố vấn (xây dựng, kế toán, luật, thể thao...) chưa bao giờ chính thức được Ban quản trị lập ra, với quyền lợi dù nhỏ nhoi như là được cảm ơn công khai trên cộng đồng. Ngoài trực tiếp đóng góp công, sức khi cần kíp, thì chính Ban cố vấn là hạt giống cho thế hệ Ban quản trị tiếp nối. Tại sao người giỏi lại ngại tham gia?

• Sợ rủi ro pháp lý: Những người có trình độ cao đủ để giám sát chuyên môn công việc của ban quản lý sẽ không dám nhận trọng trách nếu hệ thống dữ liệu tài chính và dữ liệu lịch sử vận hành mập mờ, thiếu hệ thống, phụ thuộc.

• Ngại cách quản trị đội nhóm cảm tính: Không nhiều người giỏi muốn điều hành dựa trên "quan hệ thân tín" hay cảm tính thay vì các chỉ số đo đếm chất lượng (KPI) và kế hoạch khoa học. Lưu ý, Ban quản trị ra mục tiêu và giám sát, người lên kế hoạch, thực thi 99% phải là Ban quản lý bởi họ được trả công toàn thời gian để vận hành 4S theo định hướng cộng đồng vạch ra.

• ​

IV. Khi áp dụng phần mềm quản trị (BEE home, Building Care, Pihome, Cyhome...):

Mọi dữ liệu từ lịch sử bảo trì, pháp lý, kế hoạch tuần tháng quý năm cùng tiến độ công việc BQL, đến thu chi hàng ngày đều được hiển thị theo thời gian thực. Khi hệ thống dữ liệu đã sạch, công khai, tốc độ cao và rõ ràng, chúng ta sẽ dễ dàng tuyển dụng được những cư dân có năng lực quản trị giỏi vào BQT. Lúc ấy, BQT đã coi như chia một phần công việc giám sát cho toàn bộ cư dân quan tâm, giúp BQT tự do hơn, được coi trọng hơn. BQT, BQL sẽ yên tâm cống hiến vì có công cụ quản lý chuyên nghiệp, không còn cảnh "vừa làm vừa lo" hay bị nghi ngờ thiếu minh bạch, cấu kết trục lợi, hoặc bị vô hiệu hoá bởi quyền lợi chi ngoài. Chống lưng cho người tài tự tin ứng cử sẽ là là cộng đồng cư dân hiểu biết, cơ sở dữ liệu công khai, minh bạch, dễ dàng truy lịch sử.

V. Thay đổi hay là tiếp tục tụt hậu?

Quản trị chung cư không phải là làm từ thiện, đó là quản trị một doanh nghiệp 2.000 tỷ.​

• Áp dụng ngay công nghệ - phần mềm quản trị bên thứ ba (phần mềm quản lý toà nhà không phải của công ty đang quản lý 4S) để cư dân - những "đồng cổ đông" - nắm quyền chủ động với tài sản của mình.

VI. Website này lập ra để làm gì:

1. Tập hợp chủ sử dụng, chủ sở hữu, người thân.

2. Thúc đẩy số hoá tài sản dữ liệu 4S.